Quand imprimer ?
Nous vivons à l'ère du numérique, mais il existe toujours un besoin de documents imprimés.
À une époque où même le courrier électronique est menacé par les nouveaux services de messagerie, il peut sembler carrément chimérique de prétendre que l'impression a toujours sa place. Pourtant, regardez attentivement la façon dont nous lisons et travaillons avec des documents imprimés ou de la correspondance, et il est clair que le document imprimé présente des avantages que la forme électronique ne peut égaler. L'astuce pour ne pas gaspiller de l'argent dans l'impression en entreprise n'est pas de l'éliminer du bureau, mais de déterminer où c'est approprié et où ce ne l'est pas. Après tout, avec les bonnes imprimantes, encres et supports, l'impression peut être rentable et durable, tout en aidant votre entreprise et votre équipe à travailler plus efficacement.
Quand ne faut-il pas imprimer ?
La grande vente du bureau sans papier - et le plus grand argument contre l'impression - est qu'il est inutile et inutile. Parfois, c'est le cas. Bien que ce point de vue puisse être exagéré, certaines études affirmant qu'avec les imprimantes modernes, les encres et les supports durables, l'impression peut être le choix le plus respectueux de l'environnement, il n'a toujours pas de sens d'imprimer de nombreux documents et communications de bureau courants. La plupart des courriels, notes de service, formulaires, règles, lignes directrices et règlements quotidiens sont généralement mieux laissés dans des formats électroniques. Il n'y a aucun avantage réel à les imprimer, et si les employés ont besoin de s'y référer, il est plus logique d'avoir une version consultable et à jour accessible en cliquant sur un lien ou un bouton, non distribuée et rangée dans un bureau.
Pensez aussi à l'encombrement. Les bureaux couverts de mémos ou de tableaux d'affichage regorgeant de documents ne sont dans l'intérêt de personne, et si un document ou une note doit être lu une ou deux fois puis éliminé, cela n'a tout simplement aucun sens de le confier à une page physique. Le courrier électronique fonctionne à merveille pour des communications brèves, précises et informatives. À moins que vous n'ayez des raisons légales ou réglementaires de les imprimer, laissez-les dans la boîte de réception de votre client de messagerie, pas dans le bac de sortie.
Quand imprimer ?
Cela ne rend pas vos imprimantes de bureau obsolètes, loin de là. Le fait est que nous réagissons à une page imprimée de différentes manières qu'à un écran, et même les tablettes et les écrans e-ink ne fonctionnent pas tout à fait de la même manière. Dans certaines situations, où le lecteur doit s'asseoir, prêter attention, apprendre ou être affecté, le pouvoir de l'encre sur papier est difficile à battre.
Brouillons et épreuves
Parlez à la plupart des éditeurs, concepteurs, sous-éditeurs ou relecteurs professionnels et ils vous diront que la meilleure façon de vérifier une page ou un document en profondeur est de travailler sur une bonne impression à l'ancienne. Les fautes d'orthographe et de grammaire qui peuvent passer inaperçues à l'écran ressortent sur le papier. Un signe de ponctuation manquant ou une police incorrecte est plus facile à repérer, tandis qu'il peut être plus facile d'avoir une idée du flux de mots sur la page, de l'impact des images et de la façon dont un design fonctionne ensemble dans son ensemble. De plus, l'impression est plus facile à annoter ; vous pouvez mettre en évidence les zones à problèmes et prendre des notes rapidement sur la page, même si vous devez les prendre en compte ou ajouter des commentaires sur le document numérique ultérieurement. Certes, de nombreuses entreprises ont trouvé des flux de travail numériques qui fonctionnent pour elles, mais en règle générale, si quelque chose nécessite un contrôle approprié avant d'être déployé auprès des clients ou de la production, cela vaut la peine de l'imprimer et de le vérifier.
Supports côté client ou marketing
Alors que le courrier électronique est un excellent moyen de trouver de nouveaux clients ou de diffuser des informations, les brochures imprimées, les fiches d'information et les dépliants ont souvent plus d'impact. Non seulement les documents imprimés sont tangibles, mais ils sont plus robustes et portables qu'une communication électronique ; plus facile à coller dans la mallette pour une lecture ultérieure, ou dans le tirage pour référence à une date ultérieure. Surtout, une impression bien conçue peut attirer l'attention et la retenir d'une manière qu'un PDF ou un e-mail, affiché sur un écran rempli d'icônes, de fenêtres, d'applications et de notifications, ne pourrait pas.
Correspondance
Les e-mails sont parfaits pour les communications quotidiennes occasionnelles, tandis que les applications et services de messagerie sont parfaits pour des discussions rapides en temps réel. Néanmoins, il existe encore des scénarios où une lettre par la poste l'emporte. Une lettre semble souvent plus personnelle ; un objet que quelqu'un a envoyé spécifiquement pour que vous le receviez, même si vous êtes vaguement conscient qu'un envoi automatisé a été impliqué. De plus, alors que la boîte de réception moyenne est remplie de spam et de missives chaque jour, il y a moins de concurrence dans la publication d'une journée moyenne. Les gens passeront également souvent plus de temps à lire une lettre, et s'ils choisissent de la numériser, ils sont plus susceptibles d'extraire les informations clés.
En 2013, le spécialiste des étiquettes et de la papeterie, Avery, a chargé des psychologues de la London Metropolitan University d'étudier les effets des courriers électroniques et de la correspondance imprimée. La recherche a impliqué 40 participants âgés de 20 à 52 ans, chacun recevant les mêmes messages et étant invités à fournir les mêmes réponses. Cependant, alors que 20 ont reçu ces messages par courrier électronique, les 20 autres les ont reçus sous forme de lettre imprimée. L'étude a révélé que la version par e-mail était notée de manière significative comme ayant moins d'impact que la version par lettre, tandis que les messages étaient jugés plus agréables lorsqu'ils arrivaient par lettre. De plus, 85 % des participants ont déclaré qu'ils liraient certainement les lettres plus attentivement, 85 % ont décrit les lettres comme « plus réelles » et 80 % ont estimé qu'une lettre aurait de meilleures chances de persuader quelqu'un de quelque chose. Lorsque vous avez besoin de communiquer quelque chose avec une énergie réelle, un impact ou une touche personnelle, l'impression à l'ancienne pourrait toujours être la meilleure solution.
Rapports et propositions
Les rapports, propositions et autres documents qui dépassent une ou deux pages valent toujours la peine d'être imprimés, et tout se résume à la compréhension et à la conservation. En 2013, des chercheurs de l'Université de Stavanger en Norvège ont demandé à 72 étudiants de quinze à seize ans d'étudier un texte narratif et un texte explicatif, d'environ 1 500 mots, mais alors que la moitié des étudiants lisaient les textes sur papier, l'autre moitié lisez-les sous forme de fichiers PDF sur des ordinateurs dotés d'écrans TFT de 15 pouces. Par la suite, les élèves ont passé des tests de compréhension en lecture, au cours desquels ils ont pu se référer aux textes. Les chercheurs ont remarqué que les étudiants qui lisaient des fichiers PDF avaient plus de difficultés à trouver des informations spécifiques et ne montraient pas une compréhension aussi profonde.
D'autres psychologues ont noté la façon dont nous travaillons avec des documents sur papier, en utilisant les propriétés physiques du texte - les pages, le placement et l'apparence des illustrations ou des graphiques, les positions des sections et des titres, même la forme du texte sur la page - comme moyen de naviguer à travers elle et de verrouiller l'information en place dans notre cerveau. Les notes griffonnées et les surligneurs peuvent nous aider à stocker les points clés ou à les retrouver plus tard. Et au final, il est tout simplement plus facile de lire de longs documents sur papier qu'à l'écran, où le défilement peut occuper une partie de notre attention, et où il est trop facile de se glisser dans un scan-and-browser, mode de lecture non linéaire ; le genre de style qui fonctionne lorsque nous surfons sur le Web à la recherche de pépites d'informations, mais pas lorsque nous devons examiner sérieusement quelque chose, l'analyser et vraiment l'intégrer.
En bref, alors que les documents électroniques et les e-mails semblent jouer un rôle plus important dans les bureaux modernes, il existe encore des scénarios où le mot et l'image imprimés fonctionnent mieux. Lorsque vous avez besoin d'attention, d'impact ou simplement pour savoir que quelque chose est compris, optez pour l'encre sur papier à chaque fois.
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